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哪些软件适合知识管理

作者:hong chen
链接:https://www.zhihu.com/question/20227913/answer/25986923
来源:知乎
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现在的知识管理软件主要分为几大类:
1、偏泛在知识管理方向,也就是说什么都管,什么OA、ERP等等都可以纳入广义的知识管理之下,这类软件百度、google很容易搜到,产品的特点在于广,可以说方方面面,事无巨细,都能纳入其中,有完善的流程,相对来说,比较适合大型企业应用,但是也有它的弱点,整体感觉是重架构、重流程,但轻生产。在知识生产环节,比起传统的CMS系统,并没有什么特别之处,在知识分享环节,也是比较麻烦,通常都是采用上传文件的方式。体量大,需要企业到达一定的规模,否则多半事与愿违。重在知识“管理”而非知识“生产”。
2、blog,wiki类的项目:比如有人推荐的国产网易有道百川wiki、Confluence是一个比较不错的选择,是Atlassian公司的知名产品,已经有很长时间的历史,整体比较轻量,适合小团队使用,重在沟通和交流,比较适合项目管理使用,国外不少开源项目就是用Atlassian公司的产品,Atlassian公司有很多产品,我们平常看的较多的还是他的bug管理、联机api reference的发布功能等等,Atlassian对开源项目使用是免费的,这也加大了它在开源市场的普及性。不过这类软件在知识管理上也仍然有不足,毕竟是web端的产品,并不适合知识创作,很多人仍然习惯使用其他的编辑软件,之后再导入进去,就跟我们平常写blog差不多,这也约束了它在系统性知识整理方面的能力,比如写一本书,基本不可能。易度文档管理也属于这一类,有很多相似的地方,在文档管理方面有其自己的特长,不过看下来也仍然谈不上便捷。WordPress也属于这一类,他的延伸性更广一些,比如还提供了嵌入式端的对接能力,但是专业性不敢置评。
3、一些所谓的云运用,有道云协作、有道云笔记、wps云协作、为知笔记、Evernote、微软的onenote等等,这类软件比较适合个人用,他们的基因就是个人用的,后来做了非常有限的协作功能,后台也都是以个人库作为管理单位,这种软件并不适合企业使用。
4、一些挂上云盘名号的知识管理软件:这类产品我目前为止没有看到有特别出彩之处,在整体成本方面倒是有相当大的优势,不过我相信企业知识管理是一件很严肃的事情,企业即便用,也不敢把较为重要的东西放上去。
目前市面上的软件,基本都有一个问题,就是把“生产”和“管理”剥离开了,生产依托于别的工具,到管理的时候在纳入管理软件之下。这种方式有几个弊端:
1、流程的衔接性不友好,要在多个系统中切换。比如上传下载文件就是一件很烦人的事情,无形中加大了最终用户的工作量;
2、知识的分享和运用效果难以评价,因为分享在一套系统,运用再另一套系统,你不知道它到底是用了还是没用,虽然下载了,但很可能就堆在一角,根本没有发挥效用。现在往往都是靠下载量和回复数评价的,但这种方式有很大的弊端,有很大的名人效应,久而久之,可能就剩下几个名人在撑场面,这种现象在很多企业都有发生。合理的方式应该是类似论文的管理方式,看一篇论文的价值,不在于被多少人浏览,而在于被多少人引用,引用的发生才是价值所在,这样后续的管理行为也会变得简单。
3、这对知识的生产往往会产品负面的作用,比如一个几十兆的文档,往往会让人望而却步,因为管理成本很高,上传、下载都不是一件轻量的事,这么大的文档,对后台也是一个考虑,往往会显著降低前端浏览体验,导致一些用户不想上传大文档,一些用户不想看大文档,造成事与愿违。

如何选择知识管理类软件?
1、知识的生产和管理是否实现最大限度的融合,很多系统很大程度上体现了管理,但很少体现生产的价值,这容易让参与者不舒适,花不少时间学习系统,却对实际工作没有产生较大的价值,以后还需要不断的在新系统上花时间,这谁也不愿意看到,这对建立长效机制实在没有任何好处。让管理无形化才是管理的高境界,让生产带动管理是更聪明的选择,让参与者感觉生产的作用大于管理,这将是一个好的开始。
2、根据自己的体量选择合适体量的软件,大而全并不是好选择,根据二八原则,20%的知识创造80%的价值,针对中小企业,管理20%的核心知识资产好过管理100%的泛在知识。
3、是否适合做知识分工和协同,这里的分工和协同主要是指知识布局上的分工和协同,将来的知识密集型企业肯定是要做好知识布局的,术业有专攻,专注才是知识管理的方向。一个文档的内容可能来自于不同专业人士的共同创作,这才是一个合理的现象,比如研发人员贡献产品的参数和改进、产品经理贡献产品的特性和规划、支持人员贡献产品的运维和交付、咨询人员贡献产品的优势和业务参与能力。现在很多企业人员,写文档的时候东抄西抄,甚至不知道知识来源,看起来个个全能,但实际上重复性太高,有价值的东西太少,不适合知识沉淀;
4、是否能够管理知识坐标:知识有多个维度,包括跟人的维度,知识到底是谁的,这类似于权属关系,产权结构清晰是很有利于知识创作的,很容易调动人的积极性;知识有时间维度,知识是会发展的,每个阶段的认知可能不同,管理好知识的发展,这对评价个人成长是很有帮助的;知识还有空间维度,这不是物理上的空间,是指逻辑空间,知识可能会存在很多的文档中,存在的越多越表明它的价值,这在做知识评价的时候非常有用,这也是前文说的类似于论文的引用评价模型。
5、是否能够增加企业的知识交付能力:很多企业在做知识交付的时候,其实很不规范,国外企业在规范性上有很高的要求,国内企业在这方面差了很多,这个部门有这个部门的风格样式,另外的部门又有不同的格式,最终交付到客户的文档往往有不同的样式,这对建立企业形象是很负面的作用。
6、最后是一些细节方面的:流程的衔接性是否足够好,哪怕真的要分开,也不要增加过多额外的工作量;学习成本地、使用简易、将来持续花费的时间少等等。

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